Una nómina con retribución en especie se contabiliza igual que una nómina normal (640, 642, 476, 4751 y 465), pero el coste del bien o servicio que recibe el trabajador se registra aparte, normalmente en la cuenta 649 Otros gastos sociales cuando se trata de un seguro médico, y el ingreso a cuenta de IRPF se suma a la cuenta 4751. La especie no se paga en dinero al trabajador, así que no aumenta el líquido a percibir, pero sí cotiza a la Seguridad Social y, en la parte no exenta, tributa en el IRPF.
Qué es la retribución en especie y por qué cambia el asiento
La Ley del IRPF (artículo 42) define las rentas en especie como la utilización, consumo u obtención, para fines particulares, de bienes, derechos o servicios de forma gratuita o por precio inferior al de mercado. Ejemplos típicos en nómina: seguro médico, vehículo de empresa, vivienda, cheques guardería o formación no vinculada al puesto.
La diferencia contable con el salario en dinero es que la empresa no paga ese importe al trabajador, sino a un tercero (la aseguradora, por ejemplo). Por eso hay que separar tres efectos: el gasto del servicio, la cotización (sobre dinero más especie) y el IRPF (retención sobre el dinero e ingreso a cuenta sobre la especie no exenta).
Cuentas contables que intervienen
Estas son las cuentas del Plan General de Contabilidad (Real Decreto 1514/2007) que aparecen en una nómina con retribución en especie:
- 640 Sueldos y salarios: remuneraciones fijas y eventuales del personal, por su importe íntegro.
- 642 Seguridad Social a cargo de la empresa: cuota empresarial, con abono a la 476.
- 649 Otros gastos sociales: gastos sociales legales o voluntarios. El PGC cita como ejemplo las primas de seguros de vida, accidentes y enfermedad.
- 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores: cuota de la empresa más la cuota retenida al trabajador.
- 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas: retenciones de IRPF e ingresos a cuenta pendientes de pagar.
- 465 Remuneraciones pendientes de pago: el líquido que la empresa debe al trabajador.
- 572 Bancos: pagos al trabajador, a la aseguradora, a la Seguridad Social y a Hacienda.
Así que, si buscas la cuenta contable de la retribución en especie o del salario en especie, no hay una cuenta única. Un seguro médico que la empresa paga como mejora social encaja en la 649. Si la especie sustituye a parte del salario pactado (por ejemplo, en un plan de retribución flexible), lo lógico es que forme parte del importe íntegro de la 640. Lo importante es mantener siempre el mismo criterio.
Seguro médico: parte exenta y parte que tributa
Según el artículo 42.3.c) de la Ley del IRPF, están exentas las primas pagadas a entidades aseguradoras para la cobertura de enfermedad cuando:
- La cobertura alcanza al propio trabajador, y puede extenderse a su cónyuge y descendientes.
- Las primas no superan 500 euros anuales por persona cubierta, o 1.500 euros por persona con discapacidad.
El exceso sobre esos importes es retribución en especie sujeta a IRPF. La valoración del seguro, según el artículo 43 de la misma ley, es el coste para el pagador, incluidos los tributos que graven la operación.
En la Seguridad Social la regla es distinta. El artículo 147 de la Ley General de la Seguridad Social incluye en la base de cotización toda la remuneración, en metálico o en especie, y el reglamento de cotización (artículo 23 del Real Decreto 2064/1995) indica que las primas pagadas a aseguradoras para cubrir a los trabajadores se valoran por la totalidad de su importe. En la práctica: el seguro médico cotiza entero, aunque en IRPF esté exento hasta 500 euros.
Si quieres repasar cómo encaja el seguro con otros beneficios fiscales, tienes más detalle en nuestra guía de retribución flexible y su tratamiento en el IRPF.
El ingreso a cuenta: qué es y quién lo paga
Sobre la parte en especie no exenta, la empresa no puede practicar una retención (no hay dinero que retener), así que debe hacer un ingreso a cuenta a Hacienda. El artículo 102 del Reglamento del IRPF establece que se calcula aplicando a la valoración de la especie el mismo tipo de retención que corresponda al trabajador.
Después hay dos opciones:
- La empresa repercute el ingreso a cuenta: lo descuenta del líquido del trabajador, igual que una retención. Para el trabajador, el rendimiento en especie es solo el valor de la especie.
- La empresa no lo repercute: lo asume como coste. Según el artículo 43.2 de la Ley del IRPF, ese ingreso a cuenta se suma al valor de la especie, porque es una ventaja más para el trabajador. La Agencia Tributaria lo resume así: rendimiento íntegro igual a valoración más ingreso a cuenta no repercutido.
Además, para calcular el tipo de retención anual se suman las retribuciones dinerarias y en especie, estas sin incluir el ingreso a cuenta (artículo 83 del Reglamento).
Ejemplo completo: nómina con seguro médico en especie
Los importes de este ejemplo son inventados y sirven solo para mostrar la mecánica. Los porcentajes de cotización y de retención son supuestos redondeados; en tu caso tendrás que usar los vigentes para cada trabajador (contingencias comunes, desempleo, formación profesional, FOGASA, MEI y tarifa de accidentes de trabajo).
Datos del ejemplo
- Salario bruto en dinero: 2.000,00 euros al mes, con pagas extra prorrateadas.
- Seguro médico pagado por la empresa: 60,00 euros al mes (720 euros al año), solo para el trabajador, sin discapacidad.
- Cuota obrera supuesta: 6,50 %. Cuota empresarial supuesta: 32,00 %.
- Tipo de retención de IRPF supuesto: 15 %.
- La empresa reparte el límite exento de 500 euros a partes iguales en los 12 meses.
Cálculos
- Parte exenta del seguro en IRPF: 500 / 12 = 41,67 euros al mes.
- Parte sujeta: 60,00 – 41,67 = 18,33 euros al mes (220 euros al año; los céntimos de redondeo se ajustan al final del año).
- Base de cotización: 2.000,00 + 60,00 = 2.060,00 euros (el seguro cotiza entero).
- Cuota obrera: 2.060,00 x 6,50 % = 133,90 euros.
- Cuota empresarial: 2.060,00 x 32,00 % = 659,20 euros.
- Retención de IRPF sobre el dinero: 2.000,00 x 15 % = 300,00 euros.
- Ingreso a cuenta sobre la especie sujeta: 18,33 x 15 % = 2,75 euros.
Fíjate en que la cuota obrera incluye la cotización del seguro (60,00 x 6,50 % = 3,90 euros) y se descuenta del salario en dinero. Si necesitas repasar qué conceptos entran en la base, lo explicamos en qué es la base de cotización y cómo se calcula.
Cómo queda el recibo de salarios
| Concepto | Importe (euros) |
|---|---|
| Salario en dinero | 2.000,00 |
| Retribución en especie: seguro médico | 60,00 |
| Total devengado | 2.060,00 |
| Cotización a la Seguridad Social del trabajador | -133,90 |
| Retención de IRPF | -300,00 |
| Valor de la especie (no se paga en dinero) | -60,00 |
| Líquido a percibir | 1.566,10 |
La especie aparece en devengos para calcular bien las bases y se resta al final, porque el trabajador ya la recibe en forma de seguro.
Asiento 1: pago de la prima a la aseguradora
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 649 Otros gastos sociales | 60,00 | |
| 572 Bancos | 60,00 |
Asiento 2: nómina si la empresa no repercute el ingreso a cuenta
La empresa asume los 2,75 euros como coste. Lo registramos en la misma cuenta que la especie (649), porque fiscalmente es más retribución en especie para el trabajador.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 640 Sueldos y salarios | 2.000,00 | |
| 642 Seguridad Social a cargo de la empresa | 659,20 | |
| 649 Otros gastos sociales (ingreso a cuenta no repercutido) | 2,75 | |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores (133,90 + 659,20) | 793,10 | |
| 4751 H.P. acreedora por retenciones practicadas (300,00 + 2,75) | 302,75 | |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 1.566,10 | |
| Total | 2.661,95 | 2.661,95 |
En este caso, la retribución en especie sujeta del trabajador ese mes es de 21,08 euros (18,33 del seguro más 2,75 de ingreso a cuenta no repercutido). Los 41,67 euros restantes siguen exentos.
Asiento 2 bis: nómina si la empresa repercute el ingreso a cuenta
Ahora los 2,75 euros se descuentan del líquido del trabajador, que baja a 1.563,35 euros, y no hay gasto adicional para la empresa.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 640 Sueldos y salarios | 2.000,00 | |
| 642 Seguridad Social a cargo de la empresa | 659,20 | |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 793,10 | |
| 4751 H.P. acreedora por retenciones practicadas | 302,75 | |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 1.563,35 | |
| Total | 2.659,20 | 2.659,20 |
Asientos 3, 4 y 5: pagos
| Operación | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Pago de la nómina al trabajador | 465 Remuneraciones pendientes de pago | 572 Bancos |
| Pago de los seguros sociales | 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 572 Bancos |
| Pago de retenciones e ingresos a cuenta (modelo 111) | 4751 H.P. acreedora por retenciones practicadas | 572 Bancos |
En el modelo 111 las retribuciones en especie se declaran en casillas separadas de las dinerarias, con el valor de la especie y el importe de los ingresos a cuenta. Después, todo se resume en el modelo 190 anual.
Si la especie forma parte de la retribución flexible
Si el trabajador renuncia a parte del salario en dinero a cambio del seguro, la especie no es un gasto extra, sino parte del salario pactado: por ejemplo, 2.000 euros brutos, de los que 1.940 se cobran en dinero y 60 en seguro. Una forma coherente de reflejarlo es cargar la 640 por los 2.000 euros íntegros y llevar los 60 euros contra la cuenta con la que se paga la prima (572, o acreedores si queda pendiente), sin usar la 649. Las reglas de cotización e IRPF son las mismas: la base de cotización incluye los 60 euros del seguro y en el IRPF solo tributa el exceso sobre 500 euros anuales.
Si la prima se paga una vez al año
Muchas aseguradoras cobran la prima anual por adelantado. El pago se registra en la 649 y en cada nómina se imputa la parte mensual como especie. Si el periodo cubierto no coincide con el ejercicio, al cierre la parte del año siguiente pasa a la 480 Gastos anticipados, como prevé el PGC, y vuelve a gasto al inicio del nuevo ejercicio. Más detalle en nuestra guía sobre el cierre contable de la empresa.
Si gestionas muchas nóminas con conceptos en especie, un software de nóminas que calcule bases, ingresos a cuenta y asientos de forma automática te ahorra buena parte de este trabajo manual.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la cuenta contable de la retribución en especie?
No hay una cuenta exclusiva. Si es una mejora social, como un seguro médico pagado por la empresa, lo habitual es la 649 Otros gastos sociales, que el PGC asocia expresamente a las primas de seguros de enfermedad. Si sustituye a parte del salario, encaja en la 640 Sueldos y salarios por su importe íntegro.
¿Cómo se contabiliza una nómina con retribución en especie de seguro médico?
Primero se registra el pago de la prima (649 contra 572). En la nómina se cargan la 640 y la 642 (cuota calculada sobre dinero más seguro completo, porque en Seguridad Social cotiza entero) y se abonan la 476, la 4751 (retención más ingreso a cuenta) y la 465. Si el ingreso a cuenta no se repercute, se carga además como gasto.
¿Me puedes dar un ejemplo de ingreso a cuenta de retribución en especie?
Con un seguro de 60 euros al mes y un tipo de retención supuesto del 15 %, si 41,67 euros están exentos, la parte sujeta es 18,33 euros y el ingreso a cuenta es 18,33 x 15 % = 2,75 euros. Si la empresa no lo repercute, el trabajador tributa por 21,08 euros en especie ese mes.
¿El ingreso a cuenta se descuenta al trabajador?
Puede hacerse o no. Si se repercute, se descuenta del líquido y no se suma al valor de la especie. Si no se repercute, la empresa lo asume como coste y, según el artículo 43.2 de la Ley del IRPF, se añade a la retribución en especie del trabajador.
¿Cómo contabiliza un autónomo una nómina con retribución en especie?
Un autónomo con trabajadores aplica las mismas reglas de IRPF y cotización. Si lleva contabilidad ajustada al Código de Comercio (obligatoria en estimación directa normal para actividades mercantiles), los asientos son los mismos de este artículo. En estimación directa simplificada basta con anotar los gastos de personal en el libro registro de compras y gastos. El seguro médico que el autónomo paga para sí mismo no es retribución en especie: se trata como gasto deducible de su actividad, con un límite de 500 euros por persona cubierta (1.500 con discapacidad).
Fuentes: Ley 35/2006 del IRPF, artículos 30, 42 y 43 (BOE). Reglamento del IRPF, Real Decreto 439/2007, artículos 68, 83 y 102 (BOE). Plan General de Contabilidad, Real Decreto 1514/2007, definiciones y movimientos de las cuentas 465, 4751, 476, 480, 640, 642 y 649 (BOE). Ley General de la Seguridad Social, Real Decreto Legislativo 8/2015, artículo 147 (BOE). Reglamento General de cotización, Real Decreto 2064/1995, artículo 23 (BOE). Agencia Tributaria, Manual práctico de Renta: regla general de valoración e ingreso a cuenta.