El registro de jornada es la obligación que tienen las empresas de anotar la hora de entrada y salida de cada trabajador. Desde 2019 es obligatorio para (prácticamente) todas las empresas en España, y no cumplirlo expone a sanciones importantes. En esta guía te explicamos qué es exactamente, qué dice la ley, qué debe incluir el registro, qué métodos existen para llevarlo y cómo implementarlo sin complicarte.
Qué es el registro de jornada
Es el sistema mediante el cual la empresa deja constancia diaria del horario de trabajo de cada empleado: la hora concreta de inicio y de fin de la jornada. Su objetivo es garantizar el control de la jornada laboral, el cumplimiento de los límites de tiempo de trabajo y el pago correcto de las horas realizadas, incluidas las extraordinarias.
¿Es obligatorio el registro de jornada?
Sí. El Real Decreto-ley 8/2019 estableció la obligatoriedad del registro diario de jornada para todas las personas trabajadoras, con independencia del tamaño de la empresa o del sector. La empresa debe conservar los registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
Qué debe incluir el registro de jornada
- Identificación del trabajador.
- Hora de inicio y de fin de la jornada de cada día.
- Debe reflejar la jornada real, no solo el horario teórico.
- Conservación durante 4 años y accesible para su consulta.
Métodos para llevar el registro de jornada
| Método | Ventajas | Inconvenientes |
|---|---|---|
| Papel / hoja de firmas | Coste cero | Manual, fácil de manipular, difícil de auditar |
| Hoja de cálculo (Excel) | Gratis, familiar | Propenso a errores, sin trazabilidad real |
| App o software de fichaje | Automático, trazable, informes al instante | Requiere una herramienta |
| Terminal biométrico / tarjeta | Fiable, sin fraude | Inversión inicial, RGPD con datos biométricos |
Cómo implementar el registro de jornada paso a paso
- Elige un sistema adecuado al tamaño y forma de trabajo de tu empresa (presencial, teletrabajo, movilidad).
- Informa y forma a la plantilla: cómo y cuándo fichar.
- Negocia o consulta con la representación de los trabajadores si la hay.
- Garantiza la conservación segura de los datos durante cuatro años.
- Revisa periódicamente los registros para detectar excesos de jornada u horas extra no compensadas.
Sanciones por no llevar el registro de jornada
No registrar la jornada se considera una infracción grave en materia laboral y puede acarrear multas económicas por cada centro de trabajo afectado, además de la obligación de regularizar la situación. La Inspección de Trabajo revisa el registro en sus visitas, por lo que no llevarlo (o llevarlo de forma incompleta) es un riesgo real.
Registro de jornada, teletrabajo y horas extra
La obligación se mantiene también en teletrabajo: hay que registrar la jornada de quien trabaja en remoto igual que la de quien está en la oficina. Además, el registro es la prueba clave para el pago correcto de las horas extraordinarias, ya que permite acreditar el tiempo realmente trabajado.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo hay que guardar el registro de jornada?
Cuatro años, y debe estar a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
¿Se puede llevar el registro de jornada en Excel?
Legalmente sí, siempre que refleje la jornada real y se conserve. En la práctica, una hoja de cálculo es frágil (errores, poca trazabilidad); por eso muchas empresas usan una app o software de fichaje.
¿El registro de jornada aplica en teletrabajo?
Sí. La obligación es la misma trabajando en remoto que de forma presencial.